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Los 8 listados que todo emprendedor debería mantener

Listados_del_emprendedor

Antes de ser emprendedor, mi principal cometido era gestionar proyectos. De mis 6 años como gestor aprendí que no hay que utilizar herramientas especialmente sofisticadas para gestionar proyectos o pequeñas empresas correctamente. Yo utilizo Excel porque me parece una herramienta muy potente y sencilla, optimizada para trabajar con tablas hechas a medida que es lo que yo hago.

A continuación comento los listados principales que yo utilizo para la gestión de Unikuo:

Objetivos principales

La finalidad de este listado es tener, en todo momento, muy claros los objetivos. Esos objetivos deben ser relevantes para tu empresa o proyecto y no deben confundirse con tareas o trabajos. Un ejemplo de objetivo prioritario para Unikuo es

“Abrir la Web Unikuo.com a todo el público la tercera semana de diciembre”.

Las columnas que yo le pongo son las siguientes:

  • Descripción del objetivo. Intenta ser concreto.
  • Prioridad (0-3)
  • Estado (Pendiente, en desarrollo, completado)

Como veis, es un listado extremadamente simple y es más útil cuanto menor es el número de objetivos. Una vez definidos los objetivos, revisa la lista  cada dos semanas. Te servirá para ponerlos al día y para centrarte cuando te hayas desviado de lo prioritario.

Mapa de ruta

La finalidad del mapa de ruta es situar los objetivos o hitos principales en el tiempo. También podéis añadir a vuestra lista de objetivos una fecha límite. Yo prefiero poner en las columnas de la Excel un mes o semana por columna y situar los objetivos en las filas para tener una visión temporal clara de los hitos principales.

Riesgos

Conozco a poca gente que lleve una hoja de riesgos y, sin embargo, a mí me resulta muy útil. Gestionar los riesgos es muy sencillo. Identifica qué cosas podrían salir mal y qué sucedería si saliesen mal. Luego pon las probabilidades de que ocurra (1-10) y el impacto negativo que tendría si ocurriese (1-10). A continuación añade una columna que se llame riesgo y que multiplique las dos anteriores. De esta manera, tienes un índice del 1 al 100 que te muestra el nivel de riesgo. Por último y más importante, añade una columna de mitigaciones en las que describas las acciones mitigantes que pueden prevenir ese riesgo. Sin son muy relevantes, deberías plantearte llevarlas a tu hoja de objetivos.

Colaboradores

En una empresa o proyecto participan muchas personas. En el caso concreto de Unikuo, han llegado a colaborar durante el último año más de 50. Aquí incluyo a socios, colaboradores puntuales, asesores, algunos proveedores, etc. Por cada persona, introduzco la siguiente información:

  • Nombre y apellidos
  • Teléfono/e-mail
  • Especialidad (marketing, desarrollo, lujo, networking…)
  • Observaciones. Aquí explico en qué me ha ayudado o podría ayudarme en un futuro y todo tipo de información relevante.
  • Último contacto. Fecha de la última vez que hablamos. Aunque no siempre lo llevo al día, viene bien a veces para retomar contacto con gente con la que no hablas desde hace tiempo.
  • Confianza (1-5). Este es un indicador muy subjetivo que utilizo para designar la confianza en la relación. Esto es útil cuando tienes una lista muy larga. Yo suelo ordenar por confianza poniendo antes los contactos que son más relevantes y luego los que son menos relevantes.

No olvides que las personas son lo más importante, y a no ser que tengas una memoria prodigiosa, conviene tener su información archivada.

Ideas y preguntas

En esta hoja, todo vale. Es como un cajón desastre para guardar cualquier idea que se te ocurre y que se te va a olvidar en 5 minutos si no la apuntas. Yo suelo revisar este listado cada cierto tiempo y muchas veces saco ideas provechosas para la empresa. Todos los miembros del equipo o empresa deberían comprometerse a alimentar esta lista para hacerla lo más rica posible.

En la misma Excel puedes añadir una segunda pestaña que sea de preguntas. Ahí, el equipo puede plantear todas esas preguntas sin respuesta que tiene un proyecto para estudiarlas más adelante.

Proveedores

Lista con todos los proveedores y su información básica de contacto.

Gastos

Al empezar una empresa, la gestión de gastos se puede llevar con una sencilla Excel que contenga el importe, iva, familia de gasto, tipo de gasto y fecha de gasto. Más adelante, lo ideal es adquirir una aplicación más sofisticada.

Contraseñas

Cuando tienes muchas aplicaciones en la nube, es fundamental tener una lista de contraseñas para no volverte loco.

Seguro que hay muchas más listas útiles, os animo a que digáis las vuestras, pero estas son las que yo utilizo a día de hoy. Ah, y no olvidéis la regla de oro:

Si no tienes al día tus listas, mejor bórralas.

One comment on “Los 8 listados que todo emprendedor debería mantener

  1. Pingback: Bitacoras.com
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